ズーム?スカイプ? Web会議についてやさしく解説

ネット用語
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みなさんはZoom(ズーム)やSkype(スカイプ)を使用したWeb会議を行ったことはありますか?

昨今、リモートワークが増えつつあるビジネスシーンで、普段対面で行っている会議をインターネット上で行う必要性が取り上げられています。

Web会議に使用するアプリ(システム)は、そのほとんどが無料で使えるうえに、慣れれば便利なことこのうえないツールの一つです。

今回の記事では、年々需要が増えているWeb会議について少し深掘りしていきたいと思います。

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パソコンやスマホ・タブレットを使い、インターネット回線を介して行う会議のことをWeb会議と呼びます。

直接人と合わずとも、インターネット環境が整っていればどこからでも打ち合わせや意思疎通を行うことができるのが特徴です。

Web会議に使用するアプリには、自分もしくは相手のパソコン画面を共有したり、
会議内容を録音・録画する機能が搭載されているものが多いです。
そのため、Web会議のみならず研修やプレゼンなどに用いられることもよくあります。

Web会議と混同されがちなテレビ会議は、専用の機器を特定の場所に置く必要があるため、
本社と支社の定例会議に使用される場合が多いです。

Web会議ではインタネーット環境が不安定だと、音声や映像が途切れることも度々ですが、
テレビ会議は音声や映像の品質が安定しやすいのが特徴です。

Web会議のメリット・デメリット

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打ち合わせや意思疎通は直接会うにこしたことはない。
そういう時代もありましたが
Web会議で出来ること、Web会議でしか出来ないこともあり、Web会議の付加価値が年々上がっています。
ただ、その一方で対面ではないため発生するデメリットもあります。

この章では、Web会議のメリット・デメリットを具体例を通して解説していきます。

Web会議のメリット

  • 情報共有を素早く行うことができる
    会議室を抑えたり、わざわざ1ヶ所に集まる必要がないため、みんなの都合が合えばすぐにネット上で会議を開くことができる。

  • 柔軟な会議を開くことができる
    プロジェクトや会議参加者の都合に合わせ、参加者の追加と会議時間の変更を柔軟に行うことができます。

  • 移動時間を削減することができる
    会議のために会社に集合したり、クライアントのもとへ出向く必要がないため、今まで移動のために使っていた時間が必要なくなります。

  • 会議・出張経費などの経費削減
    出張先で行っていた会議もWeb会議で事足りるなら、そもそも出張自体が不要となるプロジェクトや業務が増えることが期待できます。

  • 社外ともコミュニケーションが取りやすくなる
    在宅ワークをしている社員や国外にいる人々とも会議が可能となります。

これは会社それぞれだとは思いますが、Web会議をするようになり
「会議の頻度が減った」「会議時間が短くなった」という声もちらほら耳にします。
つまり、対面での会議では無駄が発生していたのでは・・・?
という考え方もできます。

Web会議のデメリット

  • 意思疎通が限界な場合もやはりある
    特にWeb会議に不慣れな相手との会議や、初見のクライアントとの会議は情報のやり取り、意思疎通で難しさを感じる場面もります。

  • 相手の表情、雰囲気が分かりづらい
    Web会議ではカメラをオフにして話すことが多いため、相手の表情を読み解き、雰囲気を察することが難しいこともあります。

  • インタネーット環境に左右される
    ネットワークが不安定だと、途中で音信不通になったり、共有画面の映像が途切れて見えなくなってしまったりすることがあります。

  • デバイスなど周辺機器のスペックにも左右される
    Web会議で使用するデバイスのスペックが低いと、声が途切れ途切れになったりします。
    また、使用するヘッドセッドの良し悪しにより、声の音質が悪い、相手の声が聞き取りづらいといったことがあるようです。

Webとか苦手だから、直接会って話したい・・・そんな人へ

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Skypeとか今まで使った事ないのに、リモートワークが始まって使わざるを得ない・・

Zoomで画面共有だと、ちゃんと仕事の指示が出せない・・・

ええい、Web上でなんてめんどくさいから会社で直接会って仕事の打ち合わせをしたい!

そう思う人も世の中には、まだたくさんいます。

これは個人的な意見になりますが、
Skypeなどを使ったWeb会議に慣れた人々からすると
いちいち会社で打ち合わせをするために、移動すること事態が面倒なのです。

新しいツールを使い始めると、分からないという壁にぶつかります。
それは当たり前のことなのに、使うことを諦めてしまう人もいます。
身の回りにも、そのような先輩・上司がいるがために、しぶしぶ会社に出勤しなければならない、という人もいるでしょう。

もし、Web会議システムを使いあぐねている人がいたら・・・
あきらめないで欲しい!
世の中には、Web会議初心者向けの記事や動画がたくさんあります。

YouTube動画でSkypeの使い方を調べる

YouTubeページで以下のような単語で調べてみてください。
Web会議アプリ初心者の方が調べる場合、「やさしい」「初心者」「1から」といった初心者キーワードを追加して検索することをおすすめします。
説明書がわりになる動画がたくさんヒットします。
スマホでの設定方法などをお探しの場合は「スマホ」という単語を入れてみてください。
Zoomや他のWeb会議アプリも同様です。

Skype 使い方 1から

アプリには不定期にデザイン・レイアウトのアップデートがあり
動画と同じ場所にこのボタンがない!
ということもよくあります。
なるべく、アップロードされた日付が新しい動画を選んで説明書として視聴することをおすすめします。

テキストでZoomの使い方を調べる

検索エンジンで以下のような単語で調べてみてください。

Zoom 使い方 初心者

画像付きで初心者にも分かるようにZoomの設定から使い方までを紹介したブログなどがたくさんヒットします。
Skypeや他のWeb会議アプリも同様になります。

こちらも、アプリのデザイン・レイアウトが不定期に変わってしまうことを想定して
なるべく記事が書かれた日付が新しいものを選ぶことをおすすめします。

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Webとか苦手という方こそ、ぜひググって見てください。
Web初心者の方でも分かりやすくインストールの仕方から説明してくれている記事やYouTube動画がたくさんあります。

そして、今まで使ったことのないビジネスツールを使いこなして、世の中の波を乗りこなしましょう。

M Z G G R 「まず、ググろう」です。

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